Cases

Læs om forskellige forløb i institutioner som jeg har hjulpet med.

Torstorp SFO

Fra højt sygefravær, mistrivsel og dårlig omgangstone til en meget bedre hverdag.

Høje Taastrup – april 2014 til marts 2015

Problemstilling: Påbud fra arbejdstilsynet omkring det psykiske arbejdsmiljø.

Beskrivelse: SFO leder, Lisbeth Mijakowski, skrev om hele processen: ” Efter påbuddet fra arbejdstilsynet, kontaktede vi konsulent Nicola Hagen, som SFO’en tidligere har brugt, og som har en god kontakt til medarbejderne.

I vores arbejde med at afdække det psykiske arbejdsmiljø tog vi udgangspunkt i de spørgsmål som rådhusets HR-afdeling ville bruge i den kommende kommunale APV.

Styregruppen aftalte i samarbejde med Nicola, at der skulle laves en forventningsafstemning med inddragelse af IGLO-stafetten. Dette arbejde tog udgangspunkt i områderne der scorede lavest i APV’en, for at synliggøre hvor ansvaret lå i de forskellige aspekter af arbejdsmiljøet.

Derudover, tog vi fat på vigtigheden af en god kommunikation. Personalet fik forskellige redskaber til at sikre, at det der skulle siges, blev sagt på en ordentlig måde. Her arbejdede vi med giraf-sprog, positive reformuleringer samt en ventilationspolitik der havde til hensigt at minimere snak på gangene.

Den efterfølgende kommunale APV viste en positiv udvikling i det psykiske arbejdsmiljø blandt personalet.”

Redskaber og processer: Nogle af de redskaber og processer styregruppen og jeg brugte var; teamdoktor, giraf-sprog, IGLO-stafetten, anerkendende og aktiv lytning, positiv reformulering, opstilling af succeskriterier for en god arbejdsdag, samt ledelsessparring og teamcoaching.

Tiltag:

Trivselsrunde på personale- stue- og afdelingsmøderne.

Hver mand starter med at sige hvor godt man trives i øjeblikket, på en skala fra 1-10 (hvor 10 er højest). Ingen forklaring og ingen yderligere spørgsmål, udelukkende for at kollegerne kan tage hensyn. Hvis en medarbejder udmelder et tal under tre, skal lederen tage fat i vedkommende efterfølgende.

Start mødet med en god giraf

Vend dig mod en sidemand og giv en god giraf – eks. ”Jeg bliver glad, når jeg møder dig på gangene, for du smiler så tit” eller ”Jeg ved bare, at tingene er i orden, når jeg overtager efter dig”.
Herefter vender man sig om til den anden sidemand, og fortæller, hvad man lige har fået at vide. Disse blev skrevet ned og afleveret til lederen, som til sidst samler en lille ”pjece ”af gode giraffer om hver ansat.

Optimering af personalemøderne

Personalemøderne blev optimeret ved at afsætte blokke af tid af til de forskellige emner.

Ventilationspolitik

Retningslinjer for hvad man gør, hvis man hører brok og utilfredshed (som der jo skal være plads til). Men hvis det gentager sig, hvordan personalet så kan hjælpe hinanden videre.

Resultater:

Foruden tryghed og tillid og mulighed for faglig udvikling er sygestatistikken faldet en del. Se skema nedenunder.

Sygefraværets udvikling i Torstorp SFO:        
Mar-14 Jun-14 Sep-14 Dec-14 Feb-15 Jun-15    
574 579 536 491 432 527 dage på et år
               
Forskel: 0,863557858 -8,02238806 -9,16496945 -13,65740741 18,02656546 %  
               
Forskel fra marts 2014 til juni 2015         = -8,918406072      
 

Tallene repræsenterer det samlede sygefravær for det foregående år – dvs tallet for marts måned 2014 er for sygefraværet fra marts måned 2013 og frem til 2014

Tallet er steget igen fra februar i år til juni måned, og det skyldes bl.a. at XX er blevet opereret og var væk i 1 måned, og XX har haft en del fravær, gr. problemer på hjemmefronten, men det er ved at falde på plads.

Kunstinstitutionen Valby Børneasyl

Fra mistillid til sammenhold

Valby okt. 14 –

Problemstilling: Al for høj sygestatistik, umotiverede medarbejdere, hård tone og mistillid mellem ledelse og personale.

Beskrivelse: Der var så meget træthed, frustration og mistillid i denne gruppe, at der slet ikke var plads til det faglige arbejde. Der var også meget ”os og dem” ledelsen og personalet i mellem. Så her er hvad, vi har været omkring:

  • Værdier omkring samarbejdet. Find de fem fællesværdier
  • Vision – skabe en ny fælles vision, så de har det samme at arbejde hen imod.
  • Afdække og afstemme forventninger personalet og ledelsen i mellem, men også personalet i mellem
  • Udskiftning af et par medarbejdere

Personalet og ledelsen i denne institution, havde det allerede bedre sammen i starten af januar 2015, og har foreløbig brugt året på at udvikle sig fagligt sammen. Herunder følger antal møder, processer og redskaber brugt i løbet af vores samarbejde, som stadig fortsætter.

Forløbet:

  • 3 x ledermøder
  • 2 ½ x pædagogisk dage
  • 2 x personalemøde
  • 4 x individuel coaching/sparring i begge afdelinger (børnehave og vuggestue)

Redskaber brugt:

  • Værdispil
  • Dialoogle
  • Positiv reformulering
  • Visionsarbejde

Planlagt for resten af 2015: Pædagogisk dag og et personalemøde

Stoppestedet/Radisen – en sammenlægning

Fra to separate enheder i en klynge til en og samme institution med fælles ledelse

Brønshøj/Husum – Jan 13 –

Problemstilling: Hvordan skal den fremtidige institution se ud, når den ligger med 700 meters afstand i mellem de to afdelinger? Hvor skal lederen placere sig? Skal pædagogikken ensartes? 

Beskrivelse: Denne sammenlægning har været helt speciel, fordi klyngen har kendt til den i to år, før den skulle finde sted.

Det har givet os rigelig tid til at planlægge forløbet og involvere personalet så meget som muligt. Det har hele tiden været bestemt at den pædagogiske leder i Radisen overtager begge institutioner, når lederen i Stoppestedet gik på efterløn jan 2016.

Forløbet:

Dato: 29. jan. 2014

Til stede: Klyngeleder, de to pædagogiske ledere og Nicola

Formålet med og resultatet af mødet:

  • At afdække tidshorisonten for processen – Der er mulighed for fælles aktiviteter frem til sammenlægningen.
  • At afstemme ledelsens forventninger til hinanden og til processen frem til den aktuelle sammenlægningsdato d. 1.1.16.
  • At afklare hos hvem endelige beslutninger ligger i tilfælde af uenigheder.

Dato: 21.feb. 2014

Til stede: Klyngeleder, pæd.leder i Radisen og Nicola (pæd. leder i Stoppestedet var sygemeldt)

Formålet med og resultatet af mødet:

  • Afdække de næste skridt – Teamet blev enige om, at nedsætte et udvalg med to repræsentanter fra hver enhed. Udvalget skal udtænke mulige scenarier for sammenlægningen. Der blev afsat to møder med en uges mellemrum (12. og 19. maj).

Dato 19. mar. 2014

Til stede: Pæd. leder i Radisen (fremtidige leder af inst.) og Nicola

Formål med og resultatet af mødet:

  • At afdække lederens vision for sammenlægningen. Generel coaching for klarhed og retning.

Dato: 12. maj 2014

Til stede: Styregruppen (to repræsentanter fra hver enhed), den pædagogiske leder og Nicola

Formålet med og resultatet af mødet:

  • Udarbejde mulige scenarier med følgende rammer: Fire grupperum i Radisen af 44 kvm, en bus til 22 BH børn og to grupperum af uvis størrelse men med nuværende børnetal på henholdsvis 11 og 12 i Stoppestedet. Ydermere er personalerotation sat som ramme for sammenlægningen.Fem scenarier blev udarbejdet og repræsentanterne fik dem med tilbage til fremvisning for og kommentarer fra resten af personalet i de to enheder.

Dato: 19. maj 2014

Til stede: Styregruppen, den pædagogiske leder og Nicola

Formålet med og resultatet af mødet:

  • Scenarierne revurderes, justeres og genanalyseres ud fra de kommentarer og tanker, som repræsentanterne kommer tilbage med.

Et scenarie blev elimineret. Scenarie B blev der dykket ned i, og ansøgt om via kommunen. Scenariet blev ydermere godkendt.

Dato: 2. jun. 2014

Til stede: Klyngeleder, pædagogisk leder og Nicola

Formål:

  • At opdatere og informere Jonna om detaljerne fra udvalgsmøderne og forberede bestyrelsesmødet

Dato: 5. jun. 2014:

Til stede: Radisens personale og Stoppestedets personale hver for sig

Formål: Fremlægning af scenarierne til afstemning

Dato: 12. nov. 2014

Første fælles personalemøde.

  • Det valgte scenarie blev gennemgået og planen for det næste år blev introduceret
  • Procesøvelse 1: Fælles holdning til sammenlægningen
  • Procesøvelse 2: Hvilke muligheder/fordele er der ved en sammenlægning?
  • Handleplan for det næste halve år inkl. kulturrejser hos hinanden

Dato: 19. feb. 2015

Fælles personalemøde

  • Opsamling og justering af kulturrejserne

Dato: 15. sep. 2015

Fælles personalemøde

  • Evaluering af kulturrejser og nye fælles tiltag
  • Nyt fælles navn for institutionen

Under hele forløbet har personalet, forældre og bestyrelser været velinformeret i form af nyhedsbreve og møder.